La Gestion des Affaires répond aux besoins suivants :
Gérer des projets complexes, avec une nomenclature de sous projets,
Mener des études longues, préparatoires à la Production,
Gérer des fabrications unitaires à long cycle de fabrication,
Suivre des affaires de manière complète, en y intégrant les différents éléments associés :
Architecture de l'affaire,
Devis clients,
Demandes d'achats et commandes,
Commandes clients,
Mises en Fabrications,
Livraisons,
Facturation.
Ces fonctions sont liées aux autres modules de GPMI, permettant d'attacher un élément à une affaire :
Devis,
Commandes Clients,
BL,
Factures,
Demandes d'achats,
Commandes Fournisseurs,
OF.
Le fait, dans ces éléments, d'enregistrer la référence à une affaire, permet ensuite de visualiser ces différentes attaches dans ces fonctions affaires, et surtout de remonter l'ensemble des montants correspondants.
L'onglet Identification
L'onglet Identification permet d'enregistrer la structure de l'affaire.
L'affaire est identifiée par un code sur 20 caractères alphanumériques. Précisez, pour une affaire, son affaire de rattachement (mère), et définissez ainsi une structure hiérarchique de l'affaire principale. Procédez niveau par niveau, en commençant par le niveau le plus élevé. Introduisez éventuellement dans la codification de l'affaire cette notion de niveau, pour une lecture plus facile :
Affaire X-1, X-1.1, X-1.1.1, etc.
Vous pouvez consulter, par la liste déroulante Cette affaire a comme subdivisions, les sous affaires directement rattachées à l'affaire en cours.
Les champs de l'entête
Statut |
Choisissez le statut approprié : en attente, lancée, clôturée. |
| Client | Code du Client concerné |
| Montant | Le montant global attendu pour cette affaire. Attention : ce montant ne doit être indiqué que pour les affaires sans subdivision. Il sera calculé sur les affaires "mères" correspondantes. |
| Type d'affaire | Texte libre. La liste déroulante montre les types que vous aurez enregistré sur les autres affaires. |
| Responsables | Indiquez les différents responsables rattachés à ce niveau d'affaire : Chargé d'affaire, Responsable commercial, Responsable technique. |
| Libellé | Indiquez un titre en clair pour cette affaire. |
| Dates | Les dates de création et de modification sont mises à jour automatiquement. Les dates de début et fin sont à renseigner. |
| Référence Client | La référence donnée par le Client pour cette affaire |
| Document associé | Vous pouvez indiquer un document associé à chaque niveau d'affaire (cahier des charges, etc.). L'adresse du document est mémorisée. Recherchez la par le bouton Parcourir. Le bouton Ouvrir permet d'ouvrir directement le document si son type (extension du fichier) est reconnu par Windows |
| Version Suivante | Vous pouvez suivre les différentes versions d'une ligne d'affaire, de la manière suivante : Créez une nouvelle version d'une ligne d'affaire, comme une nouvelle affaire, Sélectionnez la ligne d'affaire que cette version remplace, dans la liste déroulante Cette affaire a comme version précédente… Validez, Cliquez sur MàJ attaches, les différents éléments rattachés à l'ancienne ligne sont reportés sur la nouvelle : Commandes, fabrications, etc. Sauf les lignes de devis, qui restent attachées sur la ligne d'origine. |
Validez chaque niveau d'affaire.
L'onglet Détail Montants
Cet onglet permet de visualiser la remontée des montants des éléments attachés sur l'affaire sélectionnée.
Le bouton Calculer les Montants permet de remonter les différents montants attachés à l'affaire, mais sans tenir compte des sous affaires. Utiliser le bouton général Calculer pour remoonter les éléments des documents associés ET des sous affaires, sur tous les niveaux de nomenclature.
Les Prévisions d'achats et de prix de revient peuvent être saisies et validées. Topus les autres montants sont calculés.
La grille de bas d'écran permet de visualiser les clés de facturation atteintes et non facturées.
L'onglet Documents attachés
Cet onglet permet de visualiser toutes les attaches enregistrées (à partir des différents modules de GPMI) pour l'affaire sélectionnée :
Devis,
Commandes Clients,
BL,
Factures,
Demandes d'achats,
Commandes Fournisseurs,
OF.
Le bouton Attacher sur le bandeau de droite permet de faire apparaître (puis de cacher) les éléments complémentaires à attacher. On peut ainsi visualiser les lignes des différents documents, et les attacher à l'affaire courante.
L'onglet Clés de Facturation
Cet onglet permet de préciser les différentes clés de facturation liées à l'affaire ou à des sous affaires. On pourra ainsi enregistrer des jalons de facturation, en fonction :
Simplement de dates prédéfinies,
De livraisons effectuées sur des commandes attachées,
De fins de fabrication, sur OF terminés.
Un graphe permet de visualiser l'avancement de la facturation de l'affaire.
L'onglet Charges internes
Cet onglet permet de saisir des temps passés sur l'affaire, hors OF (temps commerciaux, de recherche, etc.), et suivre ainsi l'ensemble des coûts internes de l'affaire. C'est en fait une déclaration de temps hebdomadaire.
Choisissez l'individu et l'affaire,
Choisissez la semaine concernée,
Indiquez les temps passés pour les jours de la semaine,
Validez.
Le système calculera les coûts correspondants, et les incluera dans le tableau des montants rattachés à l'affaire.
L'onglet Echéancier
Cet onglet présente sous forme de tableau l'échéancier général de l'affaire, et autorise son export sous Excel.