Vous disposez de 20 caractères alphanumériques pour définir le Code article.
Si vous n'avez pas encore défini de codification, plusieurs solutions s'offrent à vous:
Code "mnémonique", incluant des notions de familles d'articles, ou d'origine (fournisseur). Cette méthode est la plus répandue, mais nous la déconseillons, car GPMI permet la gestion des codes de familles d'articles avec beaucoup de souplesse. Il n'est donc pas utile d'indiquer la famille dans le code de l'article.
Code numérique, tel qu'un numéro à suivre. L'attribution des codes est alors facilitée, mais le code n'est pas parlant. Un double click sur le champ Code Article permet d'incrémenter un nouveau numéro (plus grand numéro + 1)
Code "mnémonique", parlant par rapport à la définition de l'article. Comme le code article est assez long (20 caractères), il est possible d'attribuer des codes parlants, sans essayer de les "structurer" par rapport aux familles. Cette solution est intéressante.
Ouvrez la liste déroulante "Code Article", puis sélectionnez un article.
L'onglet Données Principales
Descriptif
Ce sont les données principales : Désignation de l'article dans la langue par défaut, Famille d'article, Code Acheté / Fabriqué, Statut. Tous ces codes sont obligatoires.
Les familles doivent être enregistrées au préalable, par la fonction Gestion des Familles d'Articles. Elles peuvent être définies comme des nomenclatures (familles / sous-familles, avec autant de niveaux nécessaires, sans limitation.
Le Statut de l'article est un code indiquant si l'article est :
un produit fini (1),
une pièce élémentaire (2),
un sous-ensemble (3),
une matière première (4),
un outillage (5),
un article sur devis (6).
L'article de statut 6 est en général un article provisoire, ou générique (voir Nomenclatures Calculées) et n'est pas pris en compte dans les Commandes.
Attention : Le code Acheté / Fabriqué est lié au Statut
Les pièces élémentaires et matières premières ne peuvent être qu'achetées, les produits finis et sous-ensembles sont fabriqués, leur composition étant décrite par une nomenclature. Ce code est donc lié au statut.
Case à cocher Activer les Filtres : cette case permet de limiter le choix des articles, dans la liste déroulante Code Article. Indiquez une famille et/ou un mot clé dans la désignation de l'article, et la liste déroulante des articles sera limitée à ceux répondant à ces critères. Si une famille est choisie, les articles de cette famille ET de ses sous familles seront affichés.
Unités
Les listes déroulantes Unités font appel aux codes préalablement rentrés (Menu Tables) que vous pouvez paramétrer. Elles permettent d'indiquer pour l'article :
L'unité de conditionnement par défaut (colisage),
Les unités d'achat et de consommation.
Le Facteur de conversion permet de faire le lien entre Unité d'achat et Unité de consommation :
Toutes les quantités d'articles en entreprise (stocks, en particulier) sont exprimées en unités de consommation.
Les quantités à approvisionner sont exprimées en unités d'approvisionnement ou unité d'achat.
Soit un article approvisionné par tubes de 6 mètres de long et consommé en mètres. L'unité de Consommation est Mètres, l'unité d'Approvisionnement est Tubes, le Facteur de conversion est 6 (mètres par tube). A chaque entrée en stock sur livraison fournisseur, la quantité entrée (en tubes) sera convertie en mètres automatiquement avant l'enregistrement de l'entrée.
Les ordres d'achats seront émis en unités d'approvisionnement.
Dimensions
Le Poids (en grammes, Kilos ou tonnes) et les Dimensions (longueur largeur et hauteur) sont des champs qui permettront de pré calculer le port, lors de l'établissement des commandes. Les dimensions sont en mm, cm, m et inch.
Stock
Indiquez ici les lieu et emplacement de stockage par défaut sur l'article : ils seront ainsi renseignés automatiquement lors d'une entrée en stock.
Les quantités en stock affichées sont calculées. Le Stock Litigieux correspond à la somme des quantités déclarées sur des stocks dits "Litigieux" (Module Stocks). Cette quantité, bien que dans l'entreprise, ne rentre pas comme ressource dans le calcul des besoins. Il peut s'agir par exemple d'une entrée douteuse, en attente de contrôles définitifs.
Les cases à cocher : Suivi par N° de Lot / N° de série permettront l'attribution automatique de numéros lors des entrées. Si un article est suivi par N° de série, un numéro unique sera attribué pour chaque élément (Quantité = 1). Sinon, un N° d'unité Logistique pourra le remplacer (Quantité > 1).
Inventaires : La périodicité d'inventaire est choisi dans la liste déroulante (1 = mois, 2 = trimestre, 3 = semestre, 4 = année). La Date du dernier inventaire de l'article est mise à jour lors de l'enregistrement des inventaires dans le Module Stocks. Ces deux valeurs peuvent être initialisées ici.
Approvisionnement
Ce cadre permet d'indiquer, pour chaque article, les différents paramètres à prendre en compte dans les modes de réapprovisionnement (achats comme lancements en fabrication). Le champ Type Appro est essentiel dans le mode de calcul des besoins nets (réappros). GPMI propose plusieurs possibilités :
Approvisionnement "au coup par coup" (1)
Ce mode correspond à une gestion (pour cet article) à la commande. Il s'applique en général aux produits finis à caractère non répétitif (souvent catégorie A). Un besoin (une commande Client ou une prévision) générera une suggestion d'appro. Le système n'essaiera pas de faire des regroupements.
Approvisionnement "en Quantité économique sur consommation moyenne" (2)
Ce mode correspond aux articles à consommation stable, à réapprovisionner sur historique. Le calcul mis en œuvre s'appuiera sur la formule dite de Wilson : une prévision de consommation est calculée à partir de l'historique, un calcul de quantité économique (équilibre entre les coûts de stockage et les coûts de commande) est fait sur cette prévision. Les articles concernés sont la visserie, etc. (souvent la catégorie C).
Approvisionnement "en Quantité économique sur besoins" (3)
Ce mode est le plus sophistiqué. Il s'applique la plupart du temps aux articles de catégorie B. Une quantité économique est recherchée, non plus sur une prévision de consommation, mais sur l'estimation prévisionnelle de consommation à partir des commandes fermes et du Plan Directeur de Production.
Approvisionnement "en Délai fixe" (4)
Ce mode s'applique essentiellement aux articles périssables ou à durée de vie limitée. On indique alors un délai fixe pour que la quantité entrée ne soit pas conservée plus que ce délai.
Approvisionnement "en Quantité fixe" (5)
Ce mode s'applique aux articles ayant des particularités de fabrication faussant les calculs de quantité économique. Par exemple, un article nécessite un traitement thermique dans un four pouvant en contenir 100. Si la quantité économique est légèrement différente, il sera néanmoins optimum de charger le four à plein. On indiquera alors une quantité fixe à approvisionner.
Le Stock de sécurité est une information habituelle en Gestion des Stocks. Cependant, GPMI permet de s'en abstraire au profit de calculs plus "économiques". Il est intéressant de conserver cependant cette valeur pour des cas exceptionnels (rechange à fort délai d'appro, par exemple). Le stock de sécurité crée des sur stocks sur certains articles et des ruptures sur d'autres. Le délai de sécurité, au contraire, correspond à une anticipation des réapprovisionnements, pour couvrir les aléas de consommation et les variations de délais de réappros
La Quantité économique est présente à titre indicatif et à titre de simulation. Elle est calculée suivant la formule de Wilson, comme la quantité économique sur historique. Pour en simuler le calcul, mettre 0 (zéro) dans la zone et quitter le champ par tabulation. Une valeur y sera alors inscrite. Elle ne fonctionne que si l'article a une prévision de consommation, un prix standard, et que vous avez enregistré les paramètres de gestion dans le Module Calcul des Besoins. L'intérêt est d'aider à la détermination du Type Appro. En effet, vous pouvez introduire dans la zone Prévision de consommation la consommation moyenne que vous estimez pour l'article, son prix standard, et vérifier quel serait le résultat de la suggestion d'approvisionnement en quantité, sachant que, à consommation assez stable, les types d'appro 2 et 3 donnent des résultats peu différents.
le Délai moyen d'obtention de l'article est celui qui sera pris en compte dans les calculs de réapprovisionnement. Il s'agit d'indiquer en général:
le délai moyen d'obtention des articles achetés chez leur fournisseur principal, le délai réel pour chaque fournisseur étant indiqué dans les conditions d'achats,
le délai moyen de fabrication des articles fabriqués.
le Délai de sécurité permet de remplacer avantageusement la notion de Stock de sécurité. En effet, le stock de sécurité est "inertiel", et ne peut prendre en compte les changements de consommations d'articles. Ainsi :
si la consommation de l'article baissait brusquement, le stock de sécurité deviendrait vite pléthorique,
dans le cas contraire, il ne remplirait plus son rôle de sécurité.
La Quantité fixe à approvisionner est à indiquer pour un Type Appro = 5. Le Délai fixe d'appro est à renseigner si le Type Appro = 4 (délai fixe).
Photo
L'adresse image permet d'associer une image ou une photo à la fiche Article. Les types d'images les plus courants sont acceptés. Cliquer sur le bouton Parcourir pour accéder à la liste des fichiers et choisir le fichier image correspondant à l'article traité. Un click sur l'image la met au centre de l'écran en grandeur réelle. Un autre click la remet à sa place. Un double click l'ouvre dans votre éditeur d'images par défaut.
L'onglet Informations avancées
Prix
le Prix standard correspond en général :
au dernier prix d'achat du fournisseur principal, pour les articles achetés, et doit être renseigné manuellement.
au prix de revient moyen pour les articles fabriqués. Au moment du calcul de prix de revient des OF, une mise à jour du prix standard par le dernier prix de revient sera proposée.
Le bouton Calcul du Prix Standard permet un calcul approximatif pour les articles fabriqués. Ce calcul prend en compte le prix des composants, ainsi que le prix de revient Machine et Main d'œuvre, à partir de la gamme principale, en tenant compte des frais de structure. Le point d'interrogation permet de calculer et d'afficher le détail de ce prix standard.
En laissant faire GPMI, le prix moyen correspondra au prix moyen pondéré. Il est possible de forcer néanmoins cette valeur, en particulier pour initialiser le prix. Il sera recalculé à chaque entrée en stock de la manière suivante :
Nouveau prix moyen = ((ancien prix moyen x ancien stock) + (nouveau prix x quantité entrée)) / nouveau stock, le nouveau prix étant le prix d'achat ou le prix de revient.
Le Prix de vente est le prix de vente par défaut de l'article. Il pourra être infirmé par les informations enregistrées dans les conditions de ventes, dans le module Ventes.
le Tarif de responsabilité est une rubrique essentiellement utilisée pour les activités dans le domaine médical.
Fabricants
Il est possible d'indiquer ici, à titre d'information, la liste des fabricants d'un article, avec les références correspondantes. Ne pas confondre Fabricant et Fournisseur! Ces deux notions sont bien séparées.
Compléments
GPMI est multilingue et permet de gérer les désignations en français et en langues étrangères. Pour cela, une petite liste déroulante permet de sélectionner la langue (pour une nouvelle valeur, indiquez le code de votre choix). Un code à "blanc" correspond à la langue "courante" (le français). Le choix de la langue par cette liste permet l'affichage de la désignation dans cette langue.
La zone de désignation se présente également sous forme de liste. Sélectionnez une valeur et la langue correspondante est affichée. Pour entrer une nouvelle désignation, entrez la langue ou blanc pour la langue courante, la désignation proprement dite, et cliquez sur Ok.
Le Code ABC est un code souvent utilisé en Gestion des Stocks. Il permet d'établir des statistiques, et servait auparavant (gestions souvent manuelles) à définir des modes d'approvisionnement. Avec GPMI, le mode d'approvisionnement est géré de manière plus subtile, sans faire référence à ce code ABC. Néanmoins, pour permettre aux entreprises qui y sont habituées de conserver ce système de classification, ce code est conservé dans la fiche Articles. Il correspond en général à une classification du type suivant :
A = articles stratégiques (nombre très faible),
B = articles importants. Souvent, selon la loi dite des 80/20, ils représentent 20% des articles réalisant 80% de la valeur du stock,
C = le reste des articles, soit les 80% représentant 20% de la valeur en stock.
Le code TVA est celui qui sera appliqué par défaut à l'article. Il pourra néanmoins être forcé.
Unités par Bac : cette information n'est utile que pour les articles fabriqués. Si cette information est renseignée, lors de la création d'un OF, GPMI calculera le nombre de bacs nécessaires lors de la fabrication.
Client affecté : dans le cas où l'article est spécifique à un client donné, indiquez ici le code du client. Dans la saisie de lignes de commandes, n'apparaitront que les articles affectés au client, ou non affectés.
Fournisseur Principal : il est mis à jour automatiquement à partir des conditions d'achats.
Type : c'est une information libre de classification des articles. Vous verrez dans la liste déroulante les types déjà affectés à des articles précédents.
Commentaire : texte libre de taille illimitée.
Logistique
Suivant le type de codification utilisée dans l'entreprise, vous pouvez indiquer les codes EAN 13, GTIN et / ou Intrastat de l'article. Le code EAN est le code de l'article en norme GENCOD. Il peut servir sur l'édition des étiquettes codes barres, par exemple. Il est en principe sur 13 caractères, dont le treizième est calculé. Indiquez les 12 premiers chiffres seulement. GPMI vous donnera le dernier.
Important!
Vous pouvez retrouver un article grâce à l'un de ces codes. Ouvrez la liste déroulante chopisie, retrouvez votre code, et la fiche de l'article correspondant sera retrouvée.
Pour l'agro alimentaire, vous pouvez définir qu'un article est considéré comme Additif, et indiquer de quel type d'additif il s'agit.
Médical
Les champs TIPS, Homologation, Origine ont été institués pour les entreprises travaillant dans les domaines médicaux ou para médicaux. Ils peuvent être paramétrés pour servir à d'autres significations.
Métaux Précieux / Bijouterie
Ces informations sont utilisées quand le prix des articles est très sensible par rapport aux prix des composants. Le calcul est semblable au calcul des prix standard, mais il ne se base que sur la nomenclature de l'article.
Si le prix de vente est coché, l'ajustement s'effectuera par calcul des prix des composants multiplié par le coefficient de marge indiqué sur le lien de nomenclature.
Si la case "A détailler sur facture" est cochée, alors, le détail des composants indiqués dans les liens de nomenclature comme devant être détaillés sera inscrit dans le commentaire associé à la ligne de facture (exemple : Or 750 : x gr, Saphir 0.5 Crts)
Consommation
La quantité dans le champ Sorties du mois est le cumul de l'ensemble des quantités sorties pour le mois en cours. Cette quantité "basculera" dans l'historique en fin de mois.
Prévision de consommation, écart-type, tendance : ces valeurs sont recalculées à chaque traitement de fin de mois, lors du basculement des sorties du mois dans l'historique. Calcul des prévisions de consommation :Ce calcul est basé sur un "lissage exponentiel", qui a pour intérêt de générer une nouvelle prévision en fonction de l'ancienne et de la dernière valeur constatée. Le lissage exponentiel simple est :
Pn = (1-a)P + aV
Pn = la nouvelle prévision
a = coefficient de lissage (généralement entre 0 et 0.4)
P = ancienne prévision
V = dernière valeur
Pn est donc "le barycentre à coefficient a de P et V". Dans GPMI, le calcul a été complété, afin de mieux tenir compte des variations de consommations. Le voici.
On commence par calculer l'écart type (ou plutôt la variance, carré de l'écart-type) par lissage exponentiel à coefficient 0.2 :
En² = (0.8 E²) + (0.2 (P - S)²)
En = le nouvel écart-type
S = sorties du mois
E = ancien écart-type
P = ancienne prévision.
On calcule ensuite le coefficient de lissage : a = Exp (-0.5 (P - S)²/En²) / Racine(2Pi)
Ce coefficient est bien entre 0 et 0.4. Il diminue si la dernière consommation s'écarte de trop de l'ancienne prévision et permet ainsi de ne pas trop prendre en compte les valeurs aberrantes.
Pn = (1-a) P + a S
Pn = nouvelle prévision
S = sorties du mois
Il ne reste plus qu'à effectuer un lissage exponentiel simple pour trouver la tendance : Tn = (0.8 T) + (0.2 (Pn - P))
Tn = nouvelle tendance
T = ancienne tendance
Ce lissage permet :
De ne pas trop tenir compte des valeurs aberrantes,
D'accorder plus de poids au passé récent qu'au passé ancien,
De s'auto adapter aux variations et aux différences entre articles.
L'onglet Historique / Prévisions
GPMI présente l'histogramme des 24 dernières consommations dans le graphe de cet onglet. Il permet également de visualiser la situation de l'article en termes de stock prévisionnel.
L'onglet Données Techniques
Cet onglet permet de renseigner des informations complémentaires sur la fiche Articles propres à chaque entreprise. Il permet également de suivre ces informations par indice de révision de l'article.
Pour indiquer une nouvelle donnée paramétrable, et son unité, entrez l'information dans les zones de "labels" correspondantes (de part et d'autre de la zone de texte). Il est possible de paramétrer ainsi :
12 zones numériques
5 zones texte
3 zones fichiers associés
Les zones numériques, si certaines sont calculées à partir d'autres, peuvent être mises à jour par l'appel de requêtes paramétrées.
Raccourcis
Des boutons de raccourcis sont disponibles au pied de la fiche Articles :
Dans cet ordre :
Analyse Situation Articles
Nomenclatures
Gammes
Paramètres Articles
Conditions d'Achats (Articles achetés uniquement)
Conditions de Ventes
Calcul du Prix Standard (Articles fabriqués uniquement)
Calcul de tous les Prix Standards
Stocks
Articles achetés:
Articles fabriqués:
Remarques
Les dates Création et Dernière Modification de la fiche Article sont mises à jour automatiquement.
Les délais sont exprimés en semaines et dixièmes de semaines.
Astuce : Pour créer un article à partir d'un autre, appelez l'article à dupliquer, changez son code, puis validez
Formule de Wilson
Cette formule permet un calcul simple des quantités économiques à approvisionner, dans le cas des articles de mode d'approvisionnement "en Quantité économique sur consommation moyenne" (2).
Q = Racine( 2 C Cf / (Pu Ts) )
Pu = prix unitaire (standard) de l'article
Ts = taux de stockage mensuel, c'est à dire le pourcentage de la valeur du stock que coûte le stock sur un mois (1 à 3% en moyenne)
Cf = coût fixe de passation de commande (en général de 8 à 30 Euros)
C = consommation mensuelle de l'article
Q = Quantité économique
Le coût de commande diminue quand la quantité approvisionnée augmente (on passe alors des commandes moins souvent).
Le coût de stockage augmente avec la quantité approvisionnée.
L'optimum est quand le coût de gestion du stock (coût de commande + coût de stockage) est le plus bas.