Gestion des Commandes Clients, BL, Factures, Devis

Pour créer une nouvelle commande :

Cliquez sur le bouton Nouvelle commande, ou

Donnez un numéro de commande supérieur au dernier rentré.

Vous pouvez entrer un code alphanumérique comme numéro de commande, mais vous perdez alors la notion d'incrémentation des numéros.

Choisissez le type de commande :

Commande client normale : "0=Commande",

Prévision de commande : "1=Prévision", la Prévision vous permet, par exemple, de gérer des commandes internes, pour anticiper les mises en fabrication,

Dépôt : "2=Dépôt",

Prêt : "3=Prêt",

Vous pourrez changer le type de la commande, après enregistrement (par exemple, pour passer d'une prévision à une commande ferme).

Vous pouvez rappeler une commande existante en la recherchant par la référence de la commande client, en ouvrant la liste Toutes les références, en choisissant la référence recherchée, puis en cliquant sur atteindre.

Vous pouvez également rappeler une commande existante en la recherchant par la référence de l'affaire, en ouvrant la liste Toutes les références, en choisissant la référence recherchée, puis en cliquant sur atteindre.

L'onglet Identification

Le Client concerné

Indiquez le client à l'origine de la commande, le client à livrer, et le client à facturer. Appelez d'abord le client origine, dans l'onglet correspondant. La fiche Client est rappelée, et l'entête de commande se pré remplit:

Le client à livrer et le client à facturer sont renseignés a priori au client origine,

Les adresses sont reprises de la fiche du client origine,

Vous pouvez changer le client à livrer et le client à facturer. Il suffit d'appeler l'onglet correspondant et de choisir une autre fiche Client,

Indiquez les interlocuteurs client pour la commande, la livraison et la facturation,

L'onglet client origine permet de visualiser les Commandes en cours dans la liste déroulante correspondante,

L'onglet client facturé permet de visualiser le montant du Crédit en cours et le montant du Crédit autorisé,

Les autres champs

Vous pouvez renseigner:

La référence de la commande Client,

La référence à l'affaire, si vous utilisez cette possibilité,

La date de commande, prise par défaut à la date du jour,

La date de livraison, mais vous pourrez aussi indiquer une date de livraison par ligne de commande,

Les informations reprises de la fiche client, mais que vous pouvez ensuite modifier :

Le nombre d'exemplaires à éditer, pour information (ceci n'est pris en compte automatiquement que dans la Version Expert avec les éditions sous Crystal Reports),

Le code TVA,

La devise,

Le taux d'escompte pratiqué,

Les conditions de règlement,

Le mode de règlement,

Un acompte réglé.

La date de la prochaine échéance est calculée en fonction des Conditions de règlement. Les montants sont calculés en fonction des éléments de l'entête et ceux des lignes de la commande.

La case à cocher Commande soldée est mise à jour par le système quand la commande a été livrée entièrement.

L'onglet Transport/Transit/Intermédiaires

Le transport

Indiquez le mode d'expédition (champ Port refacturé), choisi dans la liste déroulante présentant les ports enregistrés. Vous pourrez définir certains ports avec calcul automatique, d'autres non. Puis renseignez:

Le transporteur concerné,

Le montant du port, s'il n'est pas calculé,

La partie de ce montant refacturée au client,

Quand le Port est calculé, il prend en compte :

Un montant fixe ou un pourcentageà appliquer sur le montant de la commande,

Des montants applicables au poids ou à la dimension des articles,

Eventuellement un plafond d'application du Montant fixe.

La date de départ,

L'assurance : indiquez également, si besoin,

Le montant de l'assurance,

Son libellé repris de la fiche Client,

Le montant refacturé au client.

Les autres informations calculées sont:

Le nombre de colis, en fonction des lignes de commande et des unités de conditionnement,

Le poids total, en fonction des lignes de commande et des indications de poids des fiches articles.

L'Export

Pour les transits internationaux, vous pouvez renseigner les informations présentes dans ce cadre et très complètes. Indiquez en particulier:

Le transitaire concerné,

Le montant du transit,

La part refacturée au client,

Les autres informations de transit présentes à l'écran.

Le champ Incoterms permet de préciser les obligations réciproques du vendeur et de l'acheteur dans le cadre d'un contrat d'achat / vente international. Après le choix d'un code Incoterms, le passage de la souris sur ce code affiche la signification en clair du code.

Intermédiaires

Les informations sont reprises par défaut à celles de la Fiche Clients, mais vous pouvez les modifier. Indiquez l'Agent commercial, le représentant, les taux de commissionnement correspondants. Vous pourrez préciser des Agents Commerciaux et des Représentants différents sur les Lignes de Commandes, ceux de l'entête étant pris par défaut.

Mentions

Choisissez des Mentions parmi les Mentions standards enregistrées. Cochez la case pour que la mention n'apparaisse pas sur le document édité.

L'onglet Consultations

Il permet de visualiser :

Les lignes de la Commande en cours,

Toutes les commandes.

La liste déroulante N° de commande ne montrait que les commandes non soldées, de même que les boutons de défilement (< et >), cet onglet permet d'avoir accès à toutes les commandes. Double-cliquez sur une commande pour la rappeler.

L'onglet Vue Client

Il permet de visualiser d'un seul coup tous les documents en cours pour le client concerné :

Les devis,

Les commandes,

Les bons de livraison,

Les factures.

Double-cliquez sur un quelconque de ces éléments pour le rappeler.

Autres fonctions

Duplication d'une commande 

Pour dupliquer une commande :

Sélectionnez la commande à copier,

Cliquez sur le bouton Copie  :

Une nouvelle commande est créée, avec le premier numéro libre,

Les lignes de commande sont copiées,

Sélectionnez la nouvelle commande, et modifiez.

 La Gestion des BL (bons de livraison) 

Pour enregistrer un BL sans partir d'une commande préalable, reportez vous à l'enregistrement des commandes, le principe est similaire.

Pour enregistrer un BL à partir d'une commande Client :

Appelez l'onglet Consultations, Visualisez les Commandes non livrées, Cette grille contient également les commandes livrées partiellement, Sélectionnez la commande à livrer en double-cliquant sur la ligne correspondante, Cliquez sur le bouton Livrer partiellement, Le système génère un nouveau BL, Il affiche l'écran Lignes de BL pour vous permettre la saisie ligne à ligne de ce BL à partir des lignes de la commande origine, Cliquez sur le bouton Livrer totalement, Le système génère un nouveau BL, reprenant la totalité de la commande origine.

Si la livraison est partielle, vous pouvez recommencer l'opération pour livrer une autre commande sur le même BL.

 La Gestion des Factures Clients 

Pour enregistrer une Facture sans partir d'un BL préalable, reportez vous à l'enregistrement des commandes, le principe est similaire.

Pour enregistrer une Facture à partir d'un BL :

Appelez l'onglet Consultations,

Visualisez les BL non facturés,

Cette grille contient également les BL facturés partiellement,

Sélectionnez le BL à facturer en double-cliquant sur la ligne correspondante,

Cliquez sur le bouton Facturer partiellement,

Le système génère une nouvelle Facture,

Il affiche l'écran Lignes de Facture pour vous permettre la saisie ligne à ligne de cette Facture à partir des lignes du BL origine,

Cliquez sur le bouton Facturer totalement,

Le système génère une nouvelle Facture, reprenant la totalité du BL origine.

L'enregistrement des Devis 

L'enregistrement d'un devis, appelé du Menu Commandes, est, en ce qui concerne son entête, semblable à celui d'une commande.

Se reporter à l'enregistrement d'une Commande pour les entêtes de devis

Seules particularités, il est indiqué un état, accessible par liste déroulante présentant les états préalablement enregistrés. Vous définirez par exemple :

en cours de négociation,

en signature, etc.

un pourcentage de réussite,

Un bouton Créer une commande copie le devis sur une nouvelle commande.

Raccourcis

Des boutons de raccourcis permettent d'accéder directement aux fonctions connexes.

Devis : Impression, Lignes, Faisabilité

Commandes : Impression, Lignes, Faisabilité, Analyse, OFs

BL : Impression, Lignes, Sorties

Factures : Impression, Lignes, Facturation Automatique

Le bouton Email permet (si vous utilisez Outlook comme messagerie) d'éditer en d'envoyer directement la commande, BL, Devis ou Facture par email vers l'interlocuteur (ou le client) si son email est renseigné! Cette fonction n'est pas valide avec la version Expert utilisant Crystal Reports pour les impressions.