Installez GPMI sur chaque poste de travail :
Mettre le CDROM GPMI dans le lecteur de CDROM
Exécuter par l'intermédiaire de l'Explorateur Windows le programme install.exe ou setup.exe ou GPMI.exe (suivant les versions) si votre CD ne démarre pas automatiquement
Suivre les instructions du Programme d'installation
Répéter l'opération sur chaque poste de travail
Vous pouvez également recopier le CDROM dans un répertoire de la machine utilisée comme Serveur, et exécuter l'installation depuis ce répertoire.
Pour travailler en réseau :
Sur la machine utilisée comme Serveur, créer un répertoire devant contenir les Données (C:\GPDON, par exemple).
Sur les différents postes, attribuez une lettre (mappez) à ce lecteur Réseau,
Copiez la Base de Données BGPMI.MDB dans ce répertoire,
Lorsque vous lancerez l'application, vous aurez une fonction de changement de répertoire vous permettant d'accéder à cette base.
L'application est installée.
Lancez l'exécution de GPMI en appelant le programme dans le dossier créé sur votre bureau de Windows.
Le menu principal
Depuis cet écran, cliquez sur le bouton Base, et appelez Parcourir dans le cadre Chemin de la Base :
D'ici, vous choisirez le chemin d'accès à votre base de données installée sur votre serveur.
Pour vous entraîner, ou vous former, utilisez la base de données d'essai installée avec le logiciel.
Quand vous serez prêts à démarrer, vous créerez une base de données vierge de la manière suivante :
Positionnez vous dans le répertoire où la base vierge doit être créée,
Cliquez sur Ouvrir, ce qui déclenche la création d’une Base vide.
Sur chaque poste de travail, choisissez le chemin vers la nouvelle base.
Les paramètres
Cliquez sur le bouton N° de Série. Renseignez les champs de l'écran:
Entrez votre Raison Sociale, telle que vous l'avez indiqué lors de l'achat du Logiciel, le numéro de série est calculé en fonction de ce champ.
Indiquez le numéro de série fournie par SWING,
Validez.
Si le numéro de série est correct, vos paramètres sont enregistrés. Le numéro de série détermine la version du Logiciel.
Sinon, le numéro de série est remis à zéro et vous aurez le message à l'exécution : "Version d'évaluation. Il vous reste xx jours pour essayer ce logiciel"
Choisissez le bouton Société dans le menu :
Entrez les coordonnées de votre Société, si vous le désirez,
Indiquez le symbole monétaire avec lequel vous travaillez, sinon il sera pris à FF, ainsi que le nombre de décimales des montants (suivant les pays), pris à 2 par défaut,
Validez.
Sortez toujours normalement l'application par le menu principal, en cliquant sur Quitter.
L'aide en ligne
Vous disposez d'une aide en ligne sur chaque fenêtre accessible par la touche F1.
Les objets des fenêtres
Les Boutons de Commande
Validation (le check vert): Cliquer sur ce bouton pour valider le traitement (création ou modification des données affichées)
Suppression (les ciseaux): Suppression de l’occurrence affichée
Annulation (la croix): Retour à un écran 'rafraîchi (pas de mise à jour effectuée) ou retour au menu, suivant les fenêtres
Fin : Fermeture de la fenêtre et retour au menu général. Valider avant pour garder les modifications affichées
Le Passage d'une zone à une autre
On passe d'une zone à une autre par la touche (tabulation), et non par la touche (entrée), ou en cliquant sur la zone destination.
Les Zones de Liste déroulante
Toute information nécessitant un choix (obligatoire ou non) parmi 'n' informations, ou toute information identifiante (code client, article, etc.) est affectée à une zone de liste déroulante d'aide à la saisie.
En cliquant sur la flèche vers le bas, on provoque l'affichage de la liste et de la barre de défilement vertical.
La liste indique les informations disponibles ou obligatoires. En cliquant sur un élément de la liste, cet élément est transféré dans la zone de saisie.
La Barre de défilement vertical permet d'accéder aux informations en amont ou en aval de la liste affichée (sauf si la liste est complète)
Les Zones de coche
Elles se présentent comme un carré suivi du Libellé de la zone,
Ce type de zone est utilisé pour enregistrer la réponse à une affirmation. Si la réponse est 'Oui', cliquer sur la zone de manière à voir apparaître x dans le carré à gauche de l'affirmation. Dans le cas contraire, cliquer pour faire disparaître la croix dans la case.
Les Zones d'options
Elles se présentent comme un petit cercle, suivi du libellé de l'option.
Ce type de zone est utilisé pour choisir une option parmi un nombre limité (sinon, une liste déroulante est plus opportune). Une seule option peut alors être cochée. Pour cela, cliquer dessus. Dans l'exemple, l'option valide est l'option 1.
Le clavier
GPMI impose le point comme séparateur décimal, et non la virgule. Si votre environnement n'est pas dans cet état, GPMI essaiera de le modifier. S'il n'y arrive pas, modifiez le à la main (paramètres, panneau de configuration, international).
N'utilisez pas l'apostrophe dans les champs que vous introduisez, sauf dans les zones mémos de textes libres illimités. L'utilisation de l'apostrophe peut conduire à l'arrêt brutal du programme.
Saisissez vos dates sous le format JJ-MM-AAAA.
Les Éditions
Les éditions s’effectuent toutes sous Word ou Excel
Cliquer sur le bouton Validation d’un des écrans d'édition a comme résultat :
d'activer le logiciel correspondant (Word ou Excel),
de lancer l'édition sous ce logiciel.
Attention : ne pas intervenir (click de souris, touches clavier, etc.) avant la fin de l'édition !
Les recherches
Ces recherches sont présentes dans de nombreuses fenêtres de GPMI. Elles sont de deux types :
Le bouton Recherche
Il permet d'accéder à l'écran suivant :
Vous pouvez, en vous positionnant sur une colonne :
Utiliser le mot clé :
En cliquant sur Ok, le système recherche toutes les lignes qui ont ce mot clé en début de champ dans cette colonne, n'importe où dans le champ si vous faites débuter votre mot clé par *,
obtenir la liste triée sur cette colonne, en cliquant sur l'entête de la colonne.
Le bouton Visu
Il permet de visualiser les éléments suivants : Commandes, BL, Factures, OFs
En double-cliquant sur un élément de la première liste, on en obtient le détail dans la deuxième liste.
Les codifications
La plupart des codifications sont en texte alphanumérique, en particulier :
Les numéros de commandes clients, BL, factures, et les numéros de lignes associés,
Les numéros de commandes d'achats, et les numéros de lignes associés,
Les numéros d'OF, etc.
Le risque de cette codification, par certains côtés plus souple qu'une codification purement numérique, est le suivant :
Si vous commencez votre codification à 1, par exemple, alors vous obtiendrez l'ordre suivant :
1, 10,00,00 etc., 2, 20, 21, etc., 3, etc.
Pour contourner cet inconvénient, numérotez à partir d'un nombre suffisamment grand pour ne jamais le dépasser. Par exemple :
Commandes Clients : 2004 (année), 1 (Commandes), 00001, soit : 2004100001,
BL Clients : 2004 (année), 2 (BL), 00001, soit : 2004200001, etc.
les articles : produits finis, sous-ensembles, pièces et matières ainsi que les équivalences entre articles,
les nomenclatures de sous ensembles et produits finis, ainsi que leurs options ou "variantes",
les gammes de fabrication et leurs opérations, ainsi que la structure de l'entreprise (usines, ateliers, sections),
le parc machines.
les statistiques de ventes :
En CA par famille d'articles,
En volume par article,
En tenant compte ou non d'effets saisonniers.
A partir du carnet de commande, du Plan Directeur de Production et des historiques de consommation, GPMI va :
analyser l'ensemble des besoins sur tous les articles gérés par l'entreprise,
comparer ces besoins aux ressources,
stocks,
entrées prévues (OF et commandes fournisseurs),
en déduire les approvisionnements à effectuer :
suggestions d'achats,
suggestions de lancements en fabrication.
La Gestion des Clients, incluant :
L'enregistrement des Clients,
Les Fiches descriptives Clients,
Les Conditions de Ventes,
La définition des familles de clients,
La gestion des interlocuteurs clients,
Les fiches Transporteurs et Transitaires,
La gestion des Agents commerciaux et des Représentants,
La Gestion des Commandes :
L'enregistrement des commandes clients,
La génération des Bons de livraisons,
La facturation,
Des procédures de facturation automatique,
L'enregistrement des règlements,
Les relances clients,
L'analyse des commandes et factures,
La gestion des devis,
La gestion à l'affaire,
Les paramètres de la gestion commerciale :
Le port,
La TVA,
Les conditions de règlement,
Les modes de règlement,
La définition géographique de l'activité,
Les circuits et modes de rencontres des clients,
Les devises,
Les commentaires,
Les traitements mensuels :
Le calcul des statistiques de ventes,
La comptabilisation.
Le calcul des besoins émet des suggestions d'achats,
Le module Achats gère les conditions d'achat chez les fournisseurs,
Les suggestions d'achats émises par le calcul des besoins sont confirmées.
Attention ! Ce module n'a pas de liaisons avec la comptabilité. En effet :
la gestion des livraisons est effectuée dans le Module Stocks,
la gestion des factures fournisseurs est un élément purement comptable, et n'a pas à être inclus dans une Gestion de Production.
Le système permet de :
passer une commande, avec ou sans suggestion d'approvisionnement,
gérer les livraisons partielles sur commandes d'achats.
La Gestion des Ordres de Fabrication (OF), comprenant :
L'enregistrement des OF,
A partir des suggestions de lancements issues du Calcul des besoins,
Indépendamment des suggestions de lancement,
Le lancement des OF,
L'enregistrement des listes de sorties de pièces,
A partir de la nomenclature,
Avec des spécificités éventuelles,
La saisie des avancements,
On préférera cependant passer par le module spécifique Main d'œuvre pour les saisir de manière plus efficace,
La Gestion du Plan Directeur de Production (PDP),
La définition des macro produits,
Nomenclatures fictives servant de support aux prévisions de production,
L'enregistrement du PDP,
La Gestion des sous-traitances,
L'enregistrement des demandes d'achats (DA) de sous-traitance,
Le suivi des sous-traitants et des DA,
La tenue des statistiques de chiffres d'affaires par sous-traitant (24 mois),
Le suivi des lots,
Traçabilité complète sur lots et numéros de série.
La Gestion des Stocks et des inventaires, incluant
L'enregistrement des stocks initiaux,
Indication des lieux et emplacements multiples de stockage,
Définition initiale des stocks articles,
La possibilité d'effectuer des transferts de stock, d'un emplacement à un autre,
La gestion des inventaires tournants, avec :
Le déclenchement de suggestions d'inventaires, sur périodicité fixe, avec détection du stock au plus bas pour faciliter le comptage,
L'enregistrement des inventaires effectués et la mémorisation des écarts,
L'édition des stocks,
La dépréciation automatique,
La Gestion des Mouvements de stock :
La Gestion des Entrées en stock :
Les Entrées sur commandes fournisseurs,
Les Entrées sur fin de fabrication,
Les Entrées diverses,
La Gestion des Sorties de stock :
Les Sorties sur Bons de Livraison Clients,
Les Sorties sur OF, pour la fabrication,
Les Sorties diverses,
La Consultation et l'Edition des Mouvements,
La Gestion des Dépôts et Prêts,
L'alimentation des Dépôts et Prêts,
Le Réassortiment de Dépôts et Prêts,
Le Retour de Dépôts et Prêts,
La Gestion des Manquants,
La livraison automatique des manquants sur entrées en stock.
Le Calcul des Prix de Revient des OF
Prise en compte des coûts directs de production :
composants,
machines,
main d'œuvre,
Définition et prise en compte des coûts annexes, s'appliquant en montant ou pourcentage sur le coût des phases et des pièces :
frais fixes de structure,
frais variables : non qualité, par exemple,
frais de lancement,
frais de stockage,
Répartition analytique par section de tout ou partie des prix de revient (suivi des non qualités, par section et par cause, par exemple)
Analyse comparative du réalisé par rapport au prévu, suivi des écarts :
Sorties matières,
Coûts machines, main-d'œuvre,
Coûts annexes, OF induits
Sous-traitance,
Le suivi des maintenances du Parc Machines :
Suggestions d'intervention de maintenance, en fonction de périodicités en délais calendaires ou en temps d'utilisation,
Saisie des maintenances effectuées,
Édition du Grand Livre des Maintenances,
La planification de la charge machines, en liaison avec MS Project :
Diagramme de GANTT sur OF et opérations,
Simulations de mises en fabrication et de prise en compte de commandes,
Gestion des mises à jour de MS Project vers la GPAO.
La gestion des Arrivées et Départs, permettant :
La gestion du personnel de l'entreprise,
La tenue des calendriers de présence :
Calendrier général de l'entreprise, jours ouvrés,
Calendriers individuels par salarié,
L'enregistrement des arrivées et des départs de personnel.
L'enregistrement des avancements,
La saisie des déclarations de temps passés sur les OF,
L'import de fichiers provenant de lecteurs autonomes (gestion des codes barres, par exemple),
L’ordonnancement d'atelier,
L'affectation d'un salarié ou d'une machine à une phase d'OF,
La visualisation des charges affectées, par salarié ou par machine.
Gérer des projets complexes, avec une nomenclature de sous projets,
Mener des études longues, préparatoires à la Production,
Gérer des fabrications unitaires à long cycle de fabrication,
Suivre des affaires de manière complète, en y intégrant les différents éléments associés :
Architecture de l'affaire,
Devis clients,
Demandes d'achats et commandes,
Commandes clients,
Mises en Fabrications,
Livraisons,
Facturation.
Ces fonctions sont liées aux autres modules de GPMI, permettant d'attacher un élément à une affaire :
Devis, commandes clients, BL, Factures, Demandes d'achats, Commandes d'achats, OF.